درباره نویسنده
قفل‌کردن فایل‌های اکسل
قفل‌کردن فایل‌های اکسل و محافظت (Protection) از آنها علت‌های مختلفی می‌تواند داشته باشد. مثلا زمانی‌که یک فایل اکسل را با دیگران در یک شبکه به اشتراک می‌گذاریم و می‌خواهیم فقط افراد مشخصی با داشتن کلمه عبور بتوانند آن فایل را باز کرده و به محتویات آن دسترسی داشته باشند. رمزگذاری فایل‌های اکسل یکی از روش‌های محافظت کردن از این‌گونه فایل‌ها می‌باشد.
رمزگذاری به روی فایل‌های اکسل
اگر بخواهیم ورک‌بوک خود را در یک شبکه به اشتراک گذاشته و اجازه ندهیم افراد دیگر این فایل را مشاهده کنند، می‌توانیم از این فایل با استفاده از کلمه عبور محافظت کنیم. به طور پیش‌فرض اکسل از سیستم رمزگذاری AES256 بیتی استفاده می‌کند که در آن کلمه عبور می‌تواند تا حداکثر 255 کاراکتر داشته باشد.
به‌طور کلی 2 روش برای ایجاد کلمه عبور به روی فایل‌های اکسل وجود دارد.
- General Options
- Encrypt Document
روش اول: General Options
در این روش می‌توانیم یک کلمه عبور جهت مشاهده و یک کلمه عبور دیگر برای ویرایش فایل‌های اکسل ایجاد کنیم. همچنین می‌توان با ادغام هر دو، یک کلمه عبور برای مشاهده و کلمه عبور دیگری برای ویرایش فایل ایجاد کرد. برای انجام این‌کار به مسیر زیر می‌رویم.
- File
-
- Save As
-
- Browse
-
- Tools
-
- General Options
در قسمت Password to open یک کلمه عبور برای مشاهده و در قسمت Password to modify کلمه عبور دیگری برای ویرایش در نظر گرفته و به روی دکمه Ok کلیک می‌کنیم. در پنجره Confirm Password کلمه عبوری که برای مشاهده و ویرایش لحاظ کرده بودیم را مجددا وارد می‌کنیم. سپس در پنجره Save As به روی دکمه Save کلیک کرده تا عملیات انجام شده ثبت گردد.
ایجاد کلمه عبور به روی فایل‌های اکسل توسط General Options
بیشتر بخوانید: آدرس‌دهی سلول‌ها
یکبار فایل اکسل را بسته و دوباره باز می‌کنیم. کلمه عبوری که برای مشاهده ایجاد کرده بودیم پرسیده می‌شود. آن را وارد کرده و به روی دکمه Ok کلیک می‌کنیم.
درخواست Password to open
در پنجره دیگری کلمه عبوری که برای ویرایش ایجاد کرده بودیم پرسیده می‌شود. آن را وارد کرده و به روی دکمه Ok کلیک می‌کنیم. اگر به کلمه عبور ویرایش دسترسی نداشتیم، می‌توانیم به روی دکمه Read Only کلیک کنیم با این تفاوت که فقط امکان مشاهده فایل را داریم و اکسل امکان ویرایش آن را نمی‌دهد.
درخواست Password to modify
بیشتر بخوانید: شمارش تعداد سلول‌ها
رمزگذری فایل‌های اکسل روشی ساده برای محافظت از آنها می‌باشد. اما می‌توانیم فایل‌های اکسل را به صورت فقط خواندنی (Read-only) نیز ذخیره کنیم. این ویژگی امکان مشاهده شیت‌ها را فراهم می‌سازد با این تفاوت که امکان ویرایش آنها بدون وارد کردن کلمه عبور وجود ندارد. برای این‌کار در پنجره General Options فقط در قسمت Password to modify یک کلمه عبور برای ویرایش در نظر گرفته و به روی دکمه Ok کلیک می‌کنیم.
ایجاد کلمه عبور برای فایل‌های فقط خواندنی
در این روش پنجره درخواست کلمه عبور کمی متفاوت‌تر بوده و با کلیک به روی دکمه Read Only می‌توانیم فایل را باز کنیم با این تفاوت که امکان ویرایش آن وجود ندارد.
درخواست کلمه عبور فایل‌های فقط خواندنی
برای حذف رمزگذاری، در پنجره General Options کلمه عبور را از قسمت‌های Password to open و Password to modify حذف کرده و سپس فایل را ذخیره می‌کنیم.
روش دوم: Encrypt Document
علاوه بر روش قبل، می‌توانیم با رفتن به مسیر زیر ورک‌بوک را با یک کلمه عبور محافظت کنیم تا افراد دیگر اجازه دسترسی به آن را نداشته باشند. از لحاظ عملکرد این روش هیچ تفاوتی با روش قبل نداشته و در صورت نداشتن کلمه عبور محتویات فایل به کاربر نشان داده نمی‌شود. برای انجام این‌کار به مسیر زیر می‌رویم.
- File
-
- Info
-
- Protect Workbook
-
- Encrypt with Password
در قسمت Password کلمه عبور مورد نظر را وارد کرده و به روی دکمه Ok کلیک می‌کنیم. در پنجره Confirm Password کلمه عبور را مجددا وارد می‌کنیم. سپس در پنجره Save As به روی دکمه Save کلیک کرده تا عملیات انجام شده ثبت گردد.
ایجاد کلمه عبور به روی فایل‌های اکسل توسط Encrypt Document
بیشتر بخوانید: قالب‌بندی اعداد با ابزار Number Format
علاوه بر محافظت با کلمه عبور، می‌توانیم فایل‌های اکسل را با استفاده از BitLocker Drive Encryption که در نسخه‌های Professional و Enterprise ویندوز در دسترس است، محافظت کنیم.
نحوه محافظت از ورک‌بوک (Workbook Protection)
علاوه بر رمزگذاری به روی فایل‌های اکسل، ممکن است بخواهیم کل ورک‌بوک را قفل کنیم تا از اضافه کردن، جابه‌جایی، تغییر نام، حذف شیت‌ها یا نمایش شیت‌های پنهان جلوگیری کنیم. برای این‌کار به مسیر زیر می‌رویم.
- Review
-
- Protect
-
- Protect Workbook
قفل کردن ساختار فایل اکسل
در قسمت Protect workbook for گزینه Structure را انتخاب می‌کنیم. این‌کار از اقدامات زیر جلوگیری می‌کند.
- تغییر نام، حرکت، پنهان کردن یا حذف شیت‌ها
- ایجاد شیت‌های جدید و شیت نمودار
- مشاهده شیت‌های پنهان شده
- جابه‌جایی یا کوپی کردن شیت‌ها در فایلی دیگر
اگر گزینه Window را انتخاب کنیم، اندازه و موقعیت پنجرههای ورک‌بوک حفظ می‌شود. این‌کار از انتقال، تغییر اندازه، به حداقل رساندن یا بستن پنجرههای ورک‌بوک توسط کاربران دیگر جلوگیری می‌کند.
در اکسل 2013 به بعد، گزینه Windows غیرفعال می‌باشد. زیرا در این نسخه مایکروسافت Single Document Interface را معرفی کرده است، که در آن هر ورک‌بوک پنجره سطح بالای خود را داشته که می‌تواند Minimize، Restore یا بسته شود.
در قسمت Password کلمه عبور مورد نظر خود را وارد کرده و به روی دکمه Ok کلیک می‌کنیم. انتخاب این گزینه اختیاری بوده و اگر آن را فعال نکنیم هر کسی می‌تواند فایل را باز کند. در پنجره دیگری کلمه عبوری که ایجاد کرده بودیم پرسیده می‌شود. آن را وارد کرده و به روی دکمه Ok کلیک می‌کنیم.
برای باز کردن ورک‌بوک محافظت شده، مجددا به مسیر قبل رفته و به روی گزینه Protect Workbook کلیک می‌کنیم. در صورت نیاز کلمه عبور را وارد کرده و ورک‌بوک را ذخیره می‌کنیم.
بیشتر بخوانید: بهینه‌سازی فایل‌های اکسل
به این نکته باید توجه کرد که محافظت از ورک‌بوک با روشی که کل فایل را قفل می‌کنیم تا محتوای آن در دسترس نباشد فرق می‌کند.
