جلوگیری از ورود داده‌های تکراری

فرض کنید می‌خواهیم در یک بانک اطلاعاتی به روی ستون شماره پرسنلی کنترلی را ایجاد کنیم که مقدار ثبت شده در این ستون تکراری نباشد. برای انجام این‌کار از ابزار Data Validation استفاده می‌کنیم، در واقع این ابزار به ما کمک می‌کند تا داده‌ای استاندارد در بانک اطلاعاتی وارد کرده و از ورود داده‌های اشتباه جلوگیری کنیم.

می‌خواهیم با فرمول‌نویسی در این ابزار کنترلی ایجاد کنیم که تشخیص دهد داده فعلی که در حال ثبت شدن است آیا در محدوده بالا و پایین سرش وجود دارد یا خیر. در واقع محتوای سلول فعلی در محدوده بالا و پایین سرش شمارش می‌شود، اگر تعداد شمارش شده بیشتر از 1 بود، یعنی در این محدوده قبلا ثبت شده و این داده تکراری است. بنابراین نباید اجازه ثبت داده مورد نظر داده شود.

فرض کنید می‌خواهیم در ستون A شماره پرسنلی را وارد کنیم. اگر شماره پرسنلی تکراری ثبت شود، یک خطا ایجاد شده و اجازه ثبت داده تکراری به کاربر داده نشود. سلول A2 را انتخاب کرده و سپس به مسیر زیر می‌رویم.

• Data
• 
• Data Tools
• 
• Data Validation
• 
• Settings
• 
• Allow
• 
• Custom

در قسمت Formula تابع Countif را به صورت زیر تعریف می‌کنیم. این فرمول به داده‌ای اجازه ثبت می‌دهد که تعداد آن در محدوده $A$2:$A$12 برابر با 1 باشد، یعنی فقط یک‌بار ثبت شده باشد.

=COUNTIF($A$2:$A$12,A2)=1

تعریف تابع Countif در ابزار Data Validation

برای ایجاد اخطار در زمان وارد کردن داده‌های تکراری به مسیر زیر می‌رویم. عنوان و اخطار مورد نظر را مشخص کرده و به روی دکمه Ok کلیک می‌کنیم.

• Data
• 
• Data Tools
• 
• Data Validation
• 
• Error Alert

تنظیم پیام خطا در صورت ثبت داده تکراری

کنترل ایجاد شده را باید برای بقیه سلول‌های مورد نظر اعمال کنیم. برای این‌کار سلول A2 را کوپی کرده و محدوده A3:A12 را انتخاب می‌کنیم. در پنجره Paste Special گزینه Validation را انتخاب کرده و به روی دکمه Ok کلیک می‌کنیم.

نمایش پیام خطا در صورت ثبت داده تکراری

اگر در محدوده $A$2:$A$12 داده تکراری ثبت شود، اجازه ثبت آن داده نشده و پیام خطا ایجاد شده برای آن نمایش داده می‌شود.