یکی از ابزارهای کاربردی اکسل Number Format می‌باشد که می‌توانیم به کمک آن نوع نمایش مقدار یک سلول را بدون تغییر محتوای آن تغییر دهیم. اگر هیچ یک از قالب‌های آماده اکسل نیاز ما را برطرف نکرد می‌توانیم با رفتن به مسیر زیر یک قالب جدید ایجاد کنیم.

• Home
• 
• Number
• 
• Format Cells
• 
• Number
• 
• Custom

ساختار قالب سفارشی

قالب‌های سفارشی در اکسل یک ساختار خاص دارند که می‌توانند از 1 تا 4 بخش داشته باشند، این بخش‌ها با یک ; از یکدیگر جدا می‌شوند. مقادیر مثبت، منفی، صفر و عبارت متنی بخش‌های مختلف این ساختار هستند.

<POSITIVE>;<NEGATIVE>;<ZERO>;<TEXT>

1. اختصاص یکی از بخش‌های این ساختار ضروری بوده و بقیه اختیاری هستند.
2. اگر فقط یکی از بخش‌های این ساختار تعیین شود، اکسل از آن برای تمامی مقادیر استفاده می‌کند.
3. اگر دو بخش از این ساختار تعیین شود، از اولین بخش برای مقادیر مثبت و صفر و از دومین بخش برای مقادیر منفی استفاده می‌شود.

به طور مثال می‌توانیم از این ساختار برای ایجاد کد زیر در قسمت Type استفاده کنیم.

[Blue]#,##0.00_);[Red](#,##0.00);0.00;"Sales"@

ایجاد قالب سفارشی (Custom) در ابزار Format Cells

اگر بخواهیم در این ساختار به ازای یکی از مقادیر مقدار خالی در سلول نشان داده شود باید آن بخش را خالی بگذاریم. مثلا کد زیر به ازای مقدار صفر چیزی در سلول نشان نمی‌دهد.

#,##0_);[Red](#,##0);

قالب‌بندی بر اساس اعداد

برخی کاراکترها در ساختار قالب‌های سفارشی مفهوم خاصی دارند که در جدول 2 کاربرد آنها را بررسی می‌کنیم.

کدهای اعداد در ابزار Format Cells

قالب‌بندی بر اساس عبارت متنی

برای نشان دادن یک عبارت متنی به همراه اعداد، باید رشته مورد نظر را بین "" قرار دهیم. مثلا کدهای زیر مقدار 43.46K و 0.4M را برای عدد 43459.63027 نشان می‌دهد. در کد اول، ویرگول عدد را تقسیم بر 1,000 کرده و حرف K نشانه هزار می‌باشد. در کد دوم، ویرگول اول عدد را تقسیم بر 1,000 کرده و ویرگول دوم نتیجه آن را دوباره تقسیم بر 1,000 می‌کند. به عبارتی دیگر ویرگول اول و دوم عدد را تقسیم بر 1,000,000 می‌کند و حرف M نشانه میلیون می‌باشد.

0.00,"K"
0.00,,"M"

قالب‌بندی بر اساس تاریخ

تاریخ در اکسل از جنس عدد می‌باشد، بنابراین برای نمایش اعدادی که از جنس تاریخ هستند می‌توانیم از کدهای جدول 3 استفاده کنیم.

کدهای تاریخ در ابزار Format Cells

قالب‌بندی بر اساس زمان

زمان در اکسل از جنس عدد می‌باشد، بنابراین برای نمایش اعدادی که از جنس زمان هستند می‌توانیم از کدهای جدول 4 استفاده کنیم.

کدهای زمان در ابزار Format Cells

قالب‌بندی بر اساس رنگ

اکسل از 8 رنگ مختلف برای تفکیک مقادیر مثبت، منفی و صفر استفاده می‌کند، این رنگ‌ها باید در ابتدای هر بخش و داخل [] تعریف شوند. مثلا کد زیر مقدار مثبت را به رنگ آبی و مقدار منفی را به رنگ قرمز نشان می‌دهد.

[Blue]0;[Red]0

این رنگ‌ها به شرح زیر می‌باشند:

1.  [Black]
2.  [Green]
3.  [White]
4.  [Blue]
5.  [Magenta]
6.  [Yellow]
7.  [Cyan]
8.  [Red]

قالب‌بندی بر اساس شرط

امکان ایجاد 2 شرط منطقی برای تفکیک مقادیر عددی نیز وجود دارد. این شروط دارای 2 بخش عملگرهای منطقی و مقدار هستند که باید داخل [] تعریف شوند. مثلا کد زیر اعداد کوچکتر از 100 را به رنگ قرمز و اعداد بزرگتر یا مساوی 100 را به رنگ آبی نشان می‌دهد.

[Red][<100]0;[Blue][>=100]0

برای اعمال بیش از 2 شرط یا برای تغییر سایر ویژگی‌های سلول مثل رنگ پس‌زمینه، باید از ابزار Conditional Formatting استفاده کنیم. زیرا این ابزار می‌تواند به کمک فرمول‌نویسی قالب‌بندی را با قدرت و انعطاف بیشتری اعمال کند.