درباره نویسنده
بهینه‌سازی فایل‌های اکسل
گاهی اوقات حجم فایل‌های اکسل به‌طور قابل توجهی افزایش پیدا کرده و در کنار آن سرعت و کارایی آنها کاهش پیدا می‌کند. بنابراین کار کردن با این فایل‌ها کاری سخت و دشوار می‌باشد. برای بهینه‌سازی فایل‌های اکسل چند تکنیک وجود دارد که می‌توانیم با استفاده از آنها حجم این فایل‌ها را کاهش دهیم.
استفاده بیش از حد از توابع Volatile
توابع Volatile توابعی هستند که در هر بار محاسبه، سلول‌های داری این توابع و همه سلول‌های وابسته به آنها دوباره محاسبه می‌شوند، این مسئله باعث افزایش مدت زمان محاسبه می‌شود. هر چقدر کمتر از این توابع استفاده کنیم، می‌توانیم به افزایش سرعت محاسبات کمک کنیم. در لیست زیر به این توابع اشاره شده است.
- Now
- Today
- Rand
- Randbetween
- Offset
- Indirect
- Cell (بستگی به آرگومان‌های تابع دارد)
- Info (بستگی به آرگومان‌های تابع دارد)
ارجاع کل ردیف‌ها و ستون‌ها در فرمول‌ها
در فرمول‌نویسی باید از انتخاب همه ردیف‌ها و ستون‌ها به جای محدوده داده‌ها پرهیز کنیم، زیرا اکسل فقط محدوده تخصیص داده شده را محاسبه می‌کند و همه 16,384 ستون یا 1,048,576 ردیف را محاسبه نمی‌کند.
انتخاب درست محدوده‌ها در فرمول
بیشتر بخوانید: نام‌گذاری محدوده‌ها
محاسبات تکراری
از تکرار محاسبات باید جلوگیری کنیم. فرض کنید می‌خواهیم از یک فرمول در 100 سلول استفاده کنیم. به جای استفاده از این فرمول در تمامی سلول‌ها می‌توانیم آن را مثلا در سلول B1 تعریف کرده و آن 100 سلول را به سلول B1 ارجاع دهیم. با انجام این کار در واقع آن فرمول به جای 100 بار فقط یک بار محاسبه می‌شود.
مرتب سازی داده‌ها زمان استفاده از توابع جستجو
در زمان استفاده از توابع Match ،Index ،Vlookup یا هر تابع جستجو دیگری که به دنبال داده خاصی می‌گردد بهتر است داده‌ها را مرتب (Sort) کنیم. وقتی که داده‌ها مرتب باشند روند جستجو سریع‌تر انجام می‌گیرد.
استفاده از Table و PivotTable
استفاده از Table به کاهش حجم فایل در اکسل کمک زیادی می‌کند، زیرا توابع نوشته شده در درون جدول نسبت به توابع نوشته شده در محدوده معمولی کمتر باعث افزایش حجم فایل می‌شوند. همچنین به جای استفاده از توابع پیچیده و طولانی برای گزارش‌گیری بهتر است از PivotTable استفاده کنیم.
کاهش زمان محاسبات
اگر محاسبه توابع زمان‌بر بوده بهتر است آنها را از حالت خودکار (Automatic) خارج کنیم، برای انجام این کار به مسیر زیر رفته و حالت Manual را انتخاب می‌کنیم. در این روش با هر بار تغییر، کل فایل محاسبه نمی‌شود و با زدن کلید F9 برای کل فایل و کلیدهای Shift+F9 برای شیت فعلی محاسبات انجام می‌شود.
- Formulas
-
- Calculation
-
- Calculation Options
وقتی که محاسبات به روی حالت Manual قرار دارد، با اعمال تغییرات نتیجه فرمول‌ها تغییر نمی‌کنند و با هر بار زدن کلید F9 محاسبات انجام می‌شوند.
بیشتر بخوانید: جلوگیری از ورود داده‌های تکراری
فضاهای خالی در شیت
فضاهای خالی در یک شیت یکی از مهمترین علت‌های افزایش حجم فایل‌های اکسل می‌باشد. سلول‌هایی که به عنوان سلول‌های فعال یک شیت در نظر گرفته می‌شوند با سلول‌هایی که به طور واقعی در آن شیت فعال هستند متفاوت می‌باشند. برای اینکه بدانیم اکسل کدام سلول را به عنوان آخرین سلول فعال شیت در نظر گرفته است می‌توانیم از کلیدهای ترکیبی Ctrl+End استفاده کنیم. اگر سلولی که به عنوان آخرین سلول فعال در نظر گرفته شده اشتباه باشد باعث بالا رفتن بی‌دلیل حجم فایل می‌شود. برای حل این مشکل می‌توانیم سطرها و ستون‌های اضافه را انتخاب کرده، آنها را حذف و فایل را ذخیره کنیم.
محدوده استفاده شده توسط اکسل
شیت‌های بیش از حد
بهتر است فایل‌های اکسل تا حدامکان دارای شیت‌های کمتری باشند. اگر فایلی دارای چندین شیت است، ابتدا بررسی می‌کنیم که آیا همه این شیت‌ها ضروری هستند یا خیر. اگر نبودند آنها را حذف می‌کنیم.
ذخیره با فرمت .xlsb
یکی از بهترین روش‌ها برای کاهش حجم فایل‌های اکسل ذخیره کردن آنها با فرمت Excel Binary Workbook می‌باشد. حجم اکثر فایل‌ها با انجام این کار حدود 50% کاهش پیدا می‌کند، اما این میزان بستگی به محتوای فایل و نوع داده‌ها دارد. در فرمت xlsb کدهای Vba حذف نشده و نگرانی بابت کارکرد فایل نخواهیم داشت.
ذخیره فایل‌ها با فرمت .xlsb
بیشتر بخوانید: بکارگیری تاریخ شمسی
قالب‌بندی غیرضروری
اگر در فایل اکسل داده‌هایی داریم که از آنها فقط جهت محاسبه استفاده می‌کنیم و قرار نیست آنها را نمایش دهیم، بهتر است هیچ قالبی برای آنها در نظر نگیریم. شیت‌های بانک‌های اطلاعاتی را باید در خام‌ترین حالت ممکن قرار داده و قالب‌بندی را صرفا برای شیت‌های گزارش‌گیری و نتیجه‌گیری در نظر بگیریم.
قالب‌بندی شرطی Conditional Formatting
قالب‌بندی شرطی یا Conditional Formatting اگر برای کل شیت، ستون و یا ردیف به کار برده شود باعث افزایش حجم فایل می‌شود. پس باید دقت کنیم که از این ابزار به اندازه نیاز استفاده کنیم. به مسیر زیر رفته و باید تمامی شرط‌ها را چک کنیم تا مطمئن شویم که محدوده‌ها فقط تا جایی که به آنها نیاز است اعمال شده‌اند.
- Home
-
- Styles
-
- Conditional Formatting
-
- Manage Rules
لینک کردن به دیگر فایل‌ها
لینک کردن یک فایل به فایلی دیگر باعث کاهش سرعت می‌شود. بهتر است تا جایی که امکان دارد همه داده‌ها را در یک فایل قرار دهیم و یا فایل‌های کمتری را به فایل مرجع لینک کنیم.
با راه حل‌های زیادی در زمینه بهینه‌سازی فایل‌های اکسل آشنا شدیم. با استفاده از این راه حل‌ها تا حد زیادی سرعت و کارایی این فایل‌ها افزایش پیدا کرده و دیگر نیازی نیست زمان زیادی را صرف انجام محاسبات کنیم.
