نویسنده
درباره نویسنده
بهنام خیرالهی
تعداد پست ها 64

درباره:

دانش آموخته مقطع کارشناسی دانشگاه Staffordshire University در رشته علوم کامپیوتر گرایش امنیت و مقطع کارشناسی دانشگاه Asia Pacific University در رشته فناوری اطلاعات هستم. از سال 1392 به ایران برگشتم و به صورت تخصصی در زمینه طراحی وب، طراحی گرافیک و برنامه نویسی NET. فعالیت دارم.

  • ابزار جدول (Table)

جدول (Table) مهمترین ابزار نرم‌افزار اکسل می‌باشد که برای ذخیره‌سازی، یکپارچه کردن و مدیریت داده‌ها در بانک اطلاعاتی از آن استفاده می‌شود. به کمک این ابزار می‌توانیم داده‌هایی که در سلول‌ها وجود دارند را مدیریت، آنالیز و ساماندهی کنیم.

ایجاد جدول

روش اول

فرض کنید می‌خواهیم داده‌های خود را به عنوان بانک اطلاعاتی در جدول نگهداری کنیم. برای انجام این کار محدوده مورد نظر را انتخاب کرده و به مسیر زیر می‌رویم. همچنین می‌توانیم با استفاده از کلیدهای ترکیبی Ctrl+T یا Ctrl+L یک جدول جدید رسم کنیم. در پنجره Create Table می‌توانیم محدوده‌ای که قرار است به جدول تبدیل شود را تغییر دهیم. اگر محدوده انتخابی دارای سرستون باشد گزینه My table has headers را انتخاب می‌کنیم، اگر این گزینه را انتخاب نکنیم اکسل به صورت خودکار برای این جدول سرستون ایجاد می‌کند. با کلیک به روی دکمه Ok محدوده انتخابی تبدیل به یک جدول می‌شود.

  • Insert
  • Tables
  • Table

تعیین محدوده جدول

تعیین محدوده جدول

روش دوم

محدوده مورد نظر را انتخاب، به مسیر زیر رفته و یکی از قالب‌های پیش‌فرض اکسل برای جدول را انتخاب می‌کنیم. مثل روش قبل، در پنجره Create Table می‌توانیم محدوده‌ای که قرار است به جدول تبدیل شود را تغییر دهیم. اگر محدوده انتخابی دارای سرستون باشد گزینه My table has headers را انتخاب می‌کنیم، اگر این گزینه را انتخاب نکنیم اکسل به صورت خودکار برای این جدول سرستون ایجاد می‌کند. با کلیک به روی دکمه Ok محدوده انتخابی تبدیل به یک جدول می‌شود.

  • Home
  • Styles
  • Format as Table

تبدیل محدوده عادی به جدول

تبدیل محدوده عادی به جدول

بیشتر بخوانید: آدرس‌دهی سلول‌ها

ویرایش جدول

در اکسل محدوده تعیین شده برای جدول به عنوان محدوده نام‌گذاری شده شناخته می‌شود و به صورت پیش‌فرض با نام Table1 فراخوانی می‌شود. برای تغییر نام و سایز جدول به مسیر زیر می‌رویم. در قسمت Table Name می‌توانیم نام جدول را تغییر دهیم، همچنین گزینه Resize Table سایز جدول را تغییر می‌دهد.

  • Table Design
  • Properties

مزایای استفاده از جدول

گسترش محدوده به صورت پویا

یک از ویژگی‌های جدول این است که وقتی داده‌ها را در انتهای جدول در یک سطر جدید وارد کنیم آن سطر به صورت پویا به محدوده جدول اضافه شده و تمام توابع و تنظیمات قبلی جدول به روی داده‌های جدید اعمال می‌شود. این ویژگی در بانک‌های اطلاعاتی که روزانه به روز رسانی می‌شوند از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

ویژگی AutoFill برای توابع و فرمول‌ها

در محدوده عادی وقتی یک تابع را در درون یک سلول تغییر می‌دهیم برای اینکه آن تغییر را بتوانیم در دیگر سلول‌های آن ستون اعمال کنیم باید آن تابع را با استفاده از ویژگی AutoFill برای دیگر سلول‌ها درگ کنیم. اما اگر هر تابع یا فرمولی را در یک از سلول‌های جدول تعریف کنیم، آن تابع یا فرمول به صورت خودکار برای کل ستون با استفاده از این ویژگی لحاظ شده و نیازی به درگ کردن ندارد.

رعایت قوانین بانک‌های اطلاعاتی

وقتی یک محدوده عادی را به یک جدول تبدیل می‌کنیم، شرایط یکپارچه‌سازی داده‌ها برای بانک‌های اطلاعاتی به روی آن محدوده اعمال می‌شود.

  1. همه سلول‌های ادغام (Merge) شده Unmerge می‌شوند.
  2. هیچ ستونی بدون سرستون نمی‌باشد و اگر سرستونی را حذف کنیم، یک سرستون با نام Column برای آن جایگزین می‌شود.
  3. هیچ یک از ستون‌ها نام یکسان نداشته و اگر نام مشابهی برای یکی از ستون‌ها تعیین کنیم، یک عدد در کنار نام آن ستون در نظر گرفته می‌شود.

مرتب‌سازی و فیلتر کردن

با تبدیل یک محدوده به جدول، عناصر مربوط به فیلتر و مرتب‌سازی به صورت خودکار به جدول اضافه می‌شود که با کمک آن می‌توانیم یک جدول را مرتب و یا فیلتر کنیم. اگر بخواهیم این ویژگی را غیرفعال کنیم، به مسیر زیر رفته و گزینه Filter Button را غیرفعال می‌کنیم.

  • Table Design
  • Table Style Options

امکان قالب‌بندی

وقتی داده‌ها تبدیل به جدول می‌شوند، می‌توانیم قالب و رنگ آنها را تغییر دهیم، برای انجام این کار می‌توانیم به مسیر زیر رفته و یکی از قالب‌های پیش‌فرض را انتخاب کنیم. همچنین می‌توانیم با انتخاب گزینه New Table Style یک قالب جدید برای جدول ایجاد کنیم.

  • Table Design
  • Table Styles

تعریف NameRange و ساختار فرمول‌نویسی جدول

پس از ایجاد جدول NameRange هایی به صورت خودکار با استفاده از نام سرستون‌ها به آن اضافه می‌شود که می‌توانیم در تعریف توابع و فرمول‌ها از آنها استفاده کنیم. این کار باعث خوانایی بهتر فرمول‌ها شده، همچنین باعث می‌شود تا با اضافه کردن و یا حذف ستون‌ها فرمول‌ها دچار مشکلی نشوند.

ساختار فرمول‌نویسی در محدوده عادی

=IF(ISNUMBER(E1),IF(B2="واریز",E1+D2,E1-D2),IF(B2="واریز",0+D2,0-D2))

ساختار فرمول‌نویسی در جدول

=IF(ISNUMBER(E1),IF([@عملیات]="واریز",E1+[@مبلغ],E1-[@مبلغ]),IF([@عملیات]="واریز",0+[@مبلغ],0-[@مبلغ]))

نمایش ردیف Total Row در جدول

می‌توانیم برخی از توابع مانند Average ،Sum و Count مربوط به هر ستون را در انتهای هر ستون اختصاص دهیم. برای انجام این کار به مسیر زیر رفته و گزینه Total Row را فعال می‌کنیم. با کلیک به روی سلول انتهایی ستون مورد نظر لیستی از توابع نشان داده می‌شود که با انتخاب هر کدام نتیجه آن تابع در انتهای ستون محاسبه می‌شود. مثلا برای محاسبه جمع کل اعداد ستون از Sum، برای نمایش میانگین از Average و یا برای شمارش از Count استفاده می‌کنیم. همچنین می‌توانیم با انتخاب گزینه More Function توابع دیگر را برای ستون انتخاب شده تعریف کنیم.

  • Table Design
  • Table Style Options

اضافه کردن ردیف محاسبات خودکار به جدول

اضافه کردن ردیف محاسبات خودکار به جدول

ثابت ماندن سرستون‌ها

در جدول وقتی به سمت پایین Scroll کنیم سرستون‌ها همیشه به صورت ثابت در بالای جدول باقی می‌مانند. این مسئله در زمان کار کردن با تعداد زیادی داده که باعث می‌شود جدول تعداد زیادی سطر داشته باشد مفید می‌باشد، زیرا وقتی به قسمت‌های پایینی جدول رجوع کنیم، نام هر ستون در بالای آن باقی مانده و این امر باعث خوانایی بیشتر جدول می‌شود.

ثابت ماندن سرستون در جدول

ثابت ماندن سرستون در جدول

بروزرسانی نمودار‌ها به صورت پویا

از دیگر مزیت‌های ایجاد جدول بروزرسانی نمودارها به صورت پویا در هنگام اضافه کردن داده‌های جدید در جدول می‌باشد. وقتی سطری را به داده‌ها اضافه می‌کنیم باید تنظیمات مربوط به نمودار را به صورت دستی تغییر دهیم تا تغییرات جدید صورت گرفته در آنها اعمال شود. اما اگر از جدول استفاده کنیم، بعد از اضافه کردن داده‌های جدید به جدول، اکسل نمودار را به صورت پویا تغییر داده تا داده‌های جدید نیز در نمودار نمایش داده شوند.

استفاده از Slicer

در ابزار جدول قسمتی به نام Slicer برای فیلتر کردن داده‌ها وجود دارد. برای فعال کردن آن به مسیر زیر رفته و گزینه Insert Slicer را انتخاب می‌کنیم. در پنجره Insert Slicers تمامی سرستون‌های جدول نمایش داده می‌شوند، با انتخاب هر یک از این ستون‌ها پنجره‌ای مخصوص به آن ستون ایجاد شده که آیتم‌های آن ستون را نشان می‌دهد و با کلیک کردن به روی هر آیتم می‌توانیم جدول را بر حسب آن فیلتر کنیم.

  • Table Design
  • Tools

فیلتر کردن جدول با استفاده از Slicer

فیلتر کردن جدول با استفاده از Slicer

تبدیل جدول به محدوده عادی

برای تبدیل جدول به یک محدوده عادی یکی از سلول‌های جدول را انتخاب، به مسیر زیر رفته و گزینه Convert to Range را انتخاب می‌کنیم. سوالی با این مضمون که آیا تمایل به تبدیل جدول به یک محدوده عادی را دارید پرسیده می‌شود. به روی دکمه Yes کلیک کرده تا جدول تبدیل به یک محدوده عادی شود.

  • Table Design
  • Tools