درباره نویسنده
بکارگیری AutoFill و ایجاد لیست خودکار
یکی از قابلیت‌های کاربردی نرم افزار اکسل ویژگی AutoFill یا پر کردن سلول‌ها به صورت خودکار می‌باشد. با استفاده از این ویژگی می‌توانیم یک سری داده را به صورت خودکار با استفاده از یک الگوی خاص ایجاد کنیم.
در اکسل می‌توانیم مجموعه‌ای از داده‌ها را با یک ترتیب منطقی پشت سر یکدیگر درج کنیم. این داده‌ها می‌توانند یک سری از اعداد مشخص مانند صفر تا 100 باشند و یا حتی با این روش می‌توانیم اعداد زوج یا فرد، تاریخ و زمان، عبارت‌های متنی و فرمول‌ها را در یک محدوده مشخص پشت سر هم وارد کنیم.
درگ کردن اعداد
فرض کنید می‌خواهیم با استفاده از ویژگی AutoFill اعداد بین 1 تا 5 را در محدوده A1:A5 درج کنیم. ابتدا در سلول A1 اولین عدد و در سلول A2 دومین عدد را وارد می‌کنیم، سپس با کمک نشانه‌گر هر دو سلول را انتخاب کرده و نشانه‌گر را به روی مربع کوچک سبز رنگ که در گوشه سمت چپ قرار دارد می‌بریم، با این‌کار نشانه‌گر به شکل یک + در می‌آید. به روی مربع کوچک سبز رنگ کلیک کرده و به سمت پایین تا سلول A5 درگ کرده تا اعداد مورد نظر درج گردند. با انجام این‌کار اکسل با استفاده از ویژگی AutoFill اعداد بین 1 تا 5 را به صورت خودکار در یک محدوده مشخص درج می‌کند.
درگ کردن اعداد
پس از درگ کردن اعداد دکمه‌ای در پایین محدوده ظاهر می‌شود که شامل گزینه‌های متفاوتی بوده و مشخص کننده این است که داده‌ها با چه شرایطی باید در این محدوده قرار بگیرند. در جدول 1 کاربرد این قسمت را بررسی می‌کنیم.
| گزینه‌ها | شرح |
|---|---|
| Copy Cells | محتوای سلول را در سلول های دیگر کوپی می‌کند. |
| Fill Series | با در نظر گرفتن اولین سلول به عنوان سلول مرجع، سری عددی ایجاد می‌کند. |
| Fill Formatting Only | قالب سلول مرجع را کوپی می‌کند. |
| Fill Without Formatting | بدون قالب سلول مرجع، داده‌ها را کوپی می‌کند. |
| Flash Fill | طبق الگوی سلول مرجع عمل می‌کند. |
گزینه‌های AutoFill برای اعداد
می‌توانیم اعدادی را به صورت سری ایجاد کنیم که قدر نسبت آن 1 نباشد. مثلا برای وارد کردن اعداد زوج، اولین عدد زوج را در یک سلول و در سلول کناری آن دومین عدد زوج را وارد می‌کنیم، هر دو سلول را انتخاب کرده و درگ می‌کنیم. در این حالت اکسل الگوی قرار داده شده در دو سلول را مبنا قرار داده و یک سری عددی با قدر نسبت 2 را ایجاد می‌کند.
سری عددی با قدر نسبت 2
بیشتر بخوانید: قفل کردن فایل‌های اکسل
درگ کردن تاریخ و زمان
چون تاریخ و زمان در اکسل از جنس عدد هستند می‌توانیم با درگ کردن آنها سری‌های مختلفی را ایجاد کنیم. به طور معمول با درگ کردن تاریخ، سری تاریخی با فاصله یک روز و با درگ کردن زمان، سری زمانی با فاصله یک ساعت ایجاد خواهد شد. اما اگر بخواهیم حالت‌های دیگری را ایجاد کنیم می‌توانیم پس از درگ کردن به روی دکمه‌ای که در پایین محدوده ظاهر شده کلیک کنیم. در جدول 2 کاربرد این قسمت را بررسی می‌کنیم.
| گزینه‌ها | شرح |
|---|---|
| Fill Days | یک سری تاریخی با فاصله یک روز ایجاد می‌کند. |
| Fill Weekdays | یک سری تاریخی با فاصله یک هفته ایجاد می‌کند. |
| Fill Months | یک سری تاریخی با فاصله یک ماه ایجاد می‌کند. |
| Fill Years | یک سری تاریخی با فاصله یک سال ایجاد می‌کند. |
گزینه‌های AutoFill برای تاریخ
درگ کردن عبارت‌های متنی
در اکسل برای عبارت‌های متنی یک سری حالت‌های پیش‌فرض وجود دارد که با وارد کردن هر یک از آنها می‌توانیم سری مورد نظر را ایجاد کنیم. جدول 3 حالت‌های پیش‌فرض اکسل برای عبارت‌های متنی را نشان می‌دهد.
| ماه (کامل) | ماه (مخفف) | روز (کامل) | روز (مخفف) | شمارش |
|---|---|---|---|---|
| January | Jan | Saturday | Sat | 1st |
| February | Feb | Sunday | Sun | 2nd |
| March | Mar | Monday | Mon | 3rd |
| April | Apr | Tuesday | Tue | 4th |
| May | May | Wednesday | Wed | 5th |
| June | Jun | Thursday | Thu | 6th |
| July | Jul | Friday | Fri | 7th |
| August | Aug | 8th | ||
| September | Sep | 9th | ||
| October | Oct | 10th | ||
| November | Nov | 11th | ||
| December | Dec | 12th |
حالت‌های پیش‌فرض AutoFill برای عبارت‌های متنی
بعضی از عبارت‌های متنی به صورت پیش‌فرض در اکسل وجود نداشته و برای ایجادشان ابتدا باید آنها را در لیست‌های سفارشی تعریف کنیم. برای انجام این‌کار به مسیر زیر می‌رویم.
- File
- ›
- Option
- ›
- Advanced
- ›
- General
- ›
- Edit Custom Lists
برای ایجاد لیست جدید ابتدا گزینه New List را انتخاب کرده و در قسمت List entries داده‌های مورد نظر را به ترتیب و هر کدام را در یک خط وارد می‌کنیم. برای مثال برای ایجاد یک لیست از حروف الفبای فارسی باید حروف الفبا به ترتیب از الف تا ی را در بخش List entries نوشت.
ایجاد لیست سفارشی جدید
پس از درج داده‌ها به روی دکمه Add کلیک کرده تا اطلاعات در یک لیست جدید ثبت شوند و سپس به روی دکمه Ok کلیک می‌کنیم. با انجام این‌کار می‌توانیم حروف الفبای فارسی را به ترتیب و به صورت خودکار در اکسل وارد کنیم. همچنین دیگر لیست‌ها که به طور پیش‌فرض در اکسل وجود ندارند را می‌توانیم با همین روش ایجاد کنیم. تصویر 4 چند نمونه از این لیست‌ها را نشان می‌دهد.
ایجاد لیست‌های سفارشی دیگر
بیشتر بخوانید: راست‌چین کردن شیت‌ها
درگ کردن با دابل کلیک
اگر سلول انتخابی در مجاورت یک ستون پر باشد می‌توانیم با دابل کلیک کردن درگ کنیم. برای انجام این‌کار نشانه‌گر را بروی مربع کوچک سبز رنگ که در گوشه سمت چپ قرار دارد برده، به محض تبدیل شدن نشانه‌گر به شکل یک + دابل کلیک می‌کنیم. با انجام این‌کار سلول مورد نظر تا آخرین سلولی که در مجاورت ستون پر قرار دارد درگ می‌شود. در این روش درگ کردن تا جایی که سلول کناری آن پر باشد ادامه پیدا کرده و به محض رسیدن به اولین سلول خالی، عملیات درگ کردن متوقف می‌شود.
درگ کردن با دابل کلیک
درگ کردن فرمول‌ها
برای فرمول‌ها با رعایت آدرس‌دهی می‌توانیم آنها را درگ کنیم فقط باید توجه داشته باشیم که درگ کردن بدون اطمینان از آدرس‌دهی باعث ایجاد اشتباهاتی در محاسبات شده که ممکن است هیچ‌گاه متوجه آن نشویم.
به این ترتیب می‌توان با استفاده از ویژگی AutoFill به طرز قابل توجهی در وقت صرفه‌جویی کرده و روال انجام کارها را به اکسل سپرد.
