نویسنده
درباره نویسنده
بهنام خیرالهی
تعداد پست ها 53

درباره:

دانش آموخته مقطع کارشناسی دانشگاه Staffordshire University در رشته علوم کامپیوتر گرایش امنیت و مقطع کارشناسی دانشگاه Asia Pacific University در رشته فناوری اطلاعات هستم. از سال ۱۳۹۲ به ایران برگشتم و به صورت تخصصی در زمینه طراحی وب، طراحی گرافیک و برنامه نویسی NET. فعالیت دارم.

  • بکارگیری AutoFill و ایجاد لیست خودکار

یکی از قابلیت‌های کاربردی نرم افزار اکسل ویژگی AutoFill یا پرکردن سلول‌ها بصورت خودکار می‌باشد. با استفاده از این ویژگی می‌توانیم یک سری داده را بصورت خودکار با استفاده از یک الگوی خاص ایجاد کنیم.

در اکسل می‌توانیم مجموعه‌ای از داده‌ها را با یک ترتیب منطقی پشت سر یک‌ دیگر درج کنیم. این داده‌ها می‌توانند یک سری از اعداد مشخص مانند صفر تا 100 باشند و یا حتی با این روش می‌توانیم اعداد زوج یا فرد، تاریخ و زمان، عبارت‌های متنی و فرمول‌ها را در یک محدوده مشخص پشت سر هم وارد کنیم.

درگ کردن اعداد

فرض کنید می‌خواهیم با استفاده از ویژگی AutoFill اعداد بین 1 تا 5 را در محدوده A1:A5 درج کنیم. ابتدا در سلول A1 اولین عدد و در سلول A2 دومین عدد را وارد می‌کنیم، سپس با کمک نشانه‌گر هر دو سلول را انتخاب کرده و نشانه‌گر را بروی مربع کوچک سبز رنگ که در گوشه سمت چپ قرار دارد می‌بریم، با اینکار نشانه‌گر به شکل یک در می‌آید. بروی مربع کوچک سبز رنگ کلیک کرده و به سمت پایین تا سلول A5 درگ کرده تا اعداد مورد نظر درج گردند. با انجام اینکار اکسل با استفاده از ویژگی AutoFill اعداد بین 1 تا 5 را بصورت خودکار در یک محدوده مشخص درج می‌کند.

درگ کردن اعداد

درگ کردن اعداد

پس از درگ کردن اعداد دکمه‌ای در پایین محدوده ظاهر خواهد شد که شامل گزینه‌های متفاوتی بوده و مشخص‌ کننده این است که داده‌ها با چه شرایطی باید در این محدوده قرار بگیرند. در جدول 1 کاربرد این قسمت را بررسی می‌کنیم.

#گزینه‌هاشرح
1Copy Cellsمحتوای سلول را در سلول های دیگر کوپی می‌کند.
2Fill Seriesبا در نظر گرفتن اولین سلول به عنوان سلول مرجع، سری عددی ایجاد می‌کند.
3Fill Formatting Onlyقالب سلول مرجع را کوپی می‌کند.
4Fill Without Formattingبدون قالب سلول مرجع، داده ها را کوپی می‌کند.
5Flash Fillطبق الگوی سلول مرجع عمل می‌کند.

گزینه‌های AutoFill برای اعداد

می‌توانیم اعدادی را بصورت سری ایجاد کنیم که قدر نسبت آن 1 نباشد. مثلا برای وارد کردن اعداد زوج اولین عدد زوج را در یک سلول و در سلول کناری آن دومین عدد زوج را وارد می‌کنیم، هر دو سلول را انتخاب کرده و درگ می‌کنیم. در این حالت اکسل الگوی قرار داده شده در دو سلول را مبنا قرار داده و یک سری عددی با قدر نسبت 2 را ایجاد می‌کند.

سری عددی با قدر نسبت ۲

سری عددی با قدر نسبت 2

درگ کردن تاریخ و زمان

چون تاریخ و زمان در اکسل از جنس عدد هستند می‌توانیم با درگ کردن آنها سری‌های مختلفی را ایجاد کنیم. به طور معمول با درگ کردن تاریخ، سری تاریخی با فاصله یک روز و با درگ کردن زمان، سری زمانی با فاصله یک ساعت ایجاد خواهد شد. اما اگر بخواهیم حالت‌های دیگری را ایجاد کنیم می‌توانیم پس از درگ کردن به روی دکمه‌ای که در پایین محدوده ظاهر شده کلیک کنیم. در جدول 2 کاربرد این قسمت را بررسی می‌کنیم.

#گزینه هاشرح
1Fill Daysیک سری تاریخی با فاصله یک روز ایجاد می‌کند.
2Fill Weekdaysیک سری تاریخی با فاصله یک هفته ایجاد می‌کند.
3Fill Monthsیک سری تاریخی با فاصله یک ماه ایجاد می‌کند.
4Fill Yearsیک سری تاریخی با فاصله یک سال ایجاد می‌کند.

گزینه‌های AutoFill برای تاریخ

درگ کردن عبارت‌های متنی

در اکسل برای عبارت‌های متنی یک سری حالت‌های پیش فرض وجود دارد که با وارد کردن هر یک از آنها می‌توانیم سری مورد نظر را ایجاد کنیم. جدول 3 حالت‌های پیش فرض اکسل برای عبارت‌های متنی را نشان می‌دهد.

#ماه‌های میلادیروزهای هفتهشمارش
1JanuaryJanSaturdaySat1st
2FebruaryFebSundaySun2nd
3MarchMarMondayMon3rd
4AprilAprTuesdayTue4th
5MayMayWednesdayWed5th
6JuneJunThursdayThu6th
7JulyJulFridayFri7th
8AugustAug  8th
9SeptemberSep  9th
10OctoberOct  10th
11NovemberNov  11th
12DecemberDec  12th

حالت‌های پیش‌فرض AutoFill برای عبارت‌های متنی

بعضی از عبارت‌های متنی بصورت پیش فرض در اکسل وجود نداشته و برای ایجادشان ابتدا باید یکبار آنها را در لیست‌های سفارشی تعریف کنیم. برای انجام این کار باید مراحل زیر طی شود.

  • File
  • Options
  • Advanced
  • General
  • Edit Custom Lists

برای ایجاد لیست جدید ابتدا گزینه NEW LIST را انتخاب کرده و در قسمت List entries داده‌های مورد نظر را به ترتیب و هر کدام را در یک خط وارد می‌کنیم. برای مثال برای ایجاد یک لیست از حروف الفبای فارسی باید حروف الفبا به ترتیب از «الف» تا «ی» را در بخش List entries نوشت.

ایجاد لیست سفارشی جدید

ایجاد لیست سفارشی جدید

پس از درج داده‌ها بروی گزینه Add کلیک کرده تا اطلاعات در یک لیست جدید ثبت شوند و سپس بروی OK کلیک می‌کنیم. با انجام اینکار می‌توان حروف الفبای فارسی را به ترتیب و به صورت خودکار در اکسل درج نمود. می‌توان دیگر لیست‌ها که به طور پیش فرض در اکسل وجود ندارند را با همین روش ایجاد نمود. تصویر 4 چند نمونه از این لیست‌ها را نشان می‌دهد.

ایجاد لیست‌های سفارشی دیگر

ایجاد لیست‌های سفارشی دیگر

درگ کردن با دابل کلیک

اگر سلول انتخابی در مجاورت یک ستون پر باشد می‌توانیم با دابل کلیک کردن درگ کنیم. برای انجام اینکار نشانه‌گر را بروی مربع کوچک سبز رنگ که در گوشه سمت چپ قرار دارد برده، به محض تبدیل شدن نشانه‌گر به شکل یک دابل کلیک می‌کنیم. با انجام اینکار سلول مورد نظر تا آخرین سلولی که در مجاورت ستون پر قرار دارد درگ خواهد شد. در این روش درگ کردن تا جایی که سلول کناری آن پر باشد ادامه پیدا کرده و به محض رسیدن به اولین سلول خالی، عملیات درگ کردن متوقف می‌شود.

درگ کردن با دابل کلیک

درگ کردن با دابل کلیک

درگ کردن فرمول‌ها

برای فرمول‌ها با رعایت آدرس‌دهی می‌توانیم آنها را درگ کنیم فقط باید توجه داشته باشیم که درگ کردن بدون اطمینان از آدرس‌دهی باعث ایجاد اشتباهاتی در محاسبات شده که ممکن است هیچگاه متوجه آن نشویم.

به این ترتیب می‌توان با استفاده از ویژگی AutoFill به طرز قابل توجهی در وقت صرفه‌جویی کرده و روال انجام کارها را به اکسل سپرد.